Hoeveel uur per week gaat er bij jullie naar het inplannen van keuringen?
Agenda's naast elkaar leggen, de klant terugbellen, de afspraak overtikken in je CRM of ERP, een bevestiging mailen en de dag ervoor een herinnering. KeuringsPlanner neemt dat werk over. Hij stelt drie momenten voor die in de dagroute van je keurders passen, zet de afspraak in je systemen en houdt de klant op de hoogte.
Voor elektrische keuringen, EPC, asbestattesten, stookolietanks, verwarming en meer.
- Dinsdag, 10:30AanbevolenLies · tussen twee keuringen in Merelbeke · 12 min omweg
- Maandag, 14:00VroegstTom · eerste vrije moment · 31 min omweg
- Donderdag, 09:00Kleinste omwegLies · op de route naar Wetteren · 6 min omweg
Wat KeuringsPlanner van je overneemt
Het inplannen zelf is maar een deel van het werk. Daarrond gaat de meeste tijd verloren: zoeken, bellen, overtikken en opvolgen.
- Iedereen zijn agenda naast elkaar leggen.Hij kent alle agenda's en ziet meteen waar plaats is.
- Zoeken wie er in de buurt is.Hij zoekt een moment dat in de dagroute past, met weinig omweg.
- Bellen en mailen tot er een moment past.De klant kiest uit drie voorstellen.
- De afspraak overtikken in je CRM, ERP en agenda.Eén keer geboekt, overal ingevuld.
- Zelf een bevestiging en een herinnering sturen.De mails vertrekken vanzelf.
- Alles herschikken als iemand ziek is.Een collega neemt over op hetzelfde uur.
Hoe het werkt, in drie stappen
Er komt een aanvraag binnen
Via je website, aan de telefoon of via je contactformulier. Het adres en de soort keuring volstaan.
Hij zoekt drie momenten
Hij kijkt naar de agenda's en de hele dagroute van je keurders, en houdt zich aan jouw regels. Bij elk voorstel staat waarom het goed past.
De klant kiest, de rest gaat vanzelf
De afspraak komt in de agenda van de keurder en in je CRM of ERP. Bevestiging, herinnering en dagplanning vertrekken vanzelf.
Verzonnen voorbeeld: een nieuwe keuring om 10:30 past tussen twee bestaande afspraken, met een kleine omweg.
In twee minuten uitgelegd
Uitlegclip
Hier komt een korte clip van twee minuten die toont hoe een afspraak vanzelf ingepland wordt.
Drie manieren om te boeken
Of de klant nu zelf boekt, belt of een formulier invult: de drie momenten komen altijd van KeuringsPlanner, met dezelfde regels. De beelden komen uit onze demo, met een verzonnen bedrijf.
1. De klant boekt zelf, op je website
- De klant vult zijn adres en de soort keuring in.
- Hij ziet meteen drie momenten en kiest er één.
- Agenda, CRM of ERP en bevestigingsmail worden vanzelf ingevuld en verstuurd.
- Op kantoor hoeft niemand iets te doen.
Een kleine boekingsstap die in elke website past, ook in WordPress, in de kleuren van je eigen site.
2. De klant belt, de planner boekt
- De planner tikt het adres in het scherm voor de planner.
- Hij ziet dezelfde drie momenten, met wie er gaat en waarom het past.
- De klant kiest aan de telefoon. De planner kan ook zelf een ander vrij moment nemen.
- Daarna gaat alles vanzelf, net als op de website.
3. Via je contactformulier, met een mail met drie momenten
- De klant laat zijn gegevens achter in het contactformulier op je website.
- Binnen enkele minuten krijgt hij een mail met drie vrije momenten.
- Hij kiest er een via de link in de mail, en de afspraak staat vast.
- Niemand hoeft terug te bellen om een moment te zoeken.
Beste Fam. Voorbeeld,
Bedankt voor uw aanvraag. Deze momenten zijn vrij op Kerkstraat 10, 9100 Sint-Niklaas:
- dinsdag 10 november van 10:30 tot 11:30
- donderdag 12 november van 08:30 tot 09:30
- vrijdag 13 november van 08:30 tot 09:30
Kies er een via deze link: voorbeeld-keuringen.be/kies…
Past geen enkel moment? Bel ons of antwoord op deze mail.
Een moment kan nooit twee keer geboekt worden, ook niet als een klant op de website boekt terwijl de planner aan de telefoon zit.
Werkt met de systemen die je al hebt
Je hoeft niets te vervangen. Bij de dienst hoort dat we KeuringsPlanner aansluiten op wat je vandaag gebruikt.
- Google Agenda en Outlook (Microsoft 365).
- Privé-afspraken tellen als bezet. Wat erin staat, blijft privé.
- Verandert iemand zijn agenda, dan houdt KeuringsPlanner daar rekening mee.
- Klant, keuring en afspraak komen in het pakket dat je al gebruikt.
- Niets meer dubbel ingeven.
- Openstaande keuringen haalt hij er zelf uit.
- Een boekingsstap op je eigen site, in je eigen stijl.
- Of je bestaande contactformulier, dat antwoordt met drie momenten.
- Het gekozen moment blijft vastgehouden tot de boeking rond is.
- Een bevestiging meteen na de boeking.
- Een herinnering de dag ervoor.
- Een bericht bij een verplaatsing of annulering.
- De dagplanning voor elke keurder.
We koppelen met elk pakket dat een koppeling toelaat. Of dat bij jouw pakket kan, bekijken we in het eerste gesprek. De mails vertrekken van je eigen adres.
En als iemand ziek is?
Meldt een keurder zich ziek, dan zoekt KeuringsPlanner voor elke afspraak een collega die op hetzelfde uur kan, en die keuring mag doen. Voor de klant blijft het uur hetzelfde. Niemand moet de hele dag opnieuw puzzelen.
Lukt dat niet, dan krijgt de klant bericht en zoeken jullie samen een nieuw moment. De planner ziet meteen welke afspraken verschoven zijn en welke nog aandacht vragen.
Starten met een test op je eigen gegevens
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven. We plannen je voorbije maanden opnieuw in, op je eigen gegevens, en tonen wat het had opgeleverd. Pas dan beslis je.
- Eerst tekenen we een verwerkersovereenkomst. Pas daarna ontvangen we gegevens.
- Je bezorgt een export van de agenda's en de keuringen van de voorbije maanden. Een export uit Google Agenda, Outlook en je CRM of ERP volstaat.
- We plannen alles opnieuw in, met jouw regels.
- Je krijgt een rapport: rijtijd, wachttijd voor de klant en termijnen, zoals het ging en opnieuw gepland.
- Aan je werking verandert in die tijd niets.
Test op je gegevens
Je voorbije maanden opnieuw gepland, met een rapport. Dan beslis je.
Koppelen
We sluiten je agenda's, je CRM of ERP, je website en je mails aan.
Proefperiode met de planner
De planner krijgt bij elke aanvraag drie voorstellen en beslist zelf. Zo zie je of de keuzes kloppen.
Klanten boeken zelf
Op je website en via je contactformulier. De planner volgt enkel nog de uitzonderingen op.
Eenmalig bij de start
- De test op je eigen gegevens.
- De koppelingen met je agenda's, CRM of ERP, website en mail.
- Je regels en instellingen, en de teksten van de mails.
Daarna maandelijks
- Hosting, met back-ups.
- Opvolging: we zien het als er iets misloopt.
- Onderhoud als Google, Microsoft of je CRM of ERP iets veranderen.
- Kleine aanpassingen en hulp bij vragen.
Voor wie is het?
Voor keuringsbedrijven met keurders op de baan, waar iemand vandaag veel tijd steekt in het zoeken van een moment.
Elektrische keuringen
Bij verkoop, bij een nieuwe installatie of periodiek.
EPC en energieadvies
Energieprestatiecertificaten en andere energieadviezen.
Asbestattesten
Inventarisaties bij verkoop, renovatie of sloop.
Stookolie- en gastanks
Keuringen van tanks en installaties, bovengronds en ondergronds.
Verwarming
Keuringen van verwarmingsinstallaties en verwarmingsaudits.
Meerdere keuringen in één bezoek
Wie meerdere keuringen tegelijk aanbiedt, wint tijd per adres.
- meerdere keurders elke dag op de baan zijn;
- klanten, notarissen of makelaars bellen, mailen of een formulier invullen om een keuring te vragen;
- iemand op kantoor daar elke week uren aan kwijt is;
- afspraken dubbel ingegeven worden, in de agenda en in het CRM of ERP.
- je maar enkele afspraken per week hebt;
- de meeste keuringen meerdere dagen duren;
- voor de meeste keuringen twee keurders tegelijk nodig zijn.
Bestaande afspraken verschuift KeuringsPlanner nooit om plaats te maken.
Privacy en AVG
KeuringsPlanner werkt met agenda's en klantgegevens. Daar gaan we zorgvuldig mee om, en dat leggen we vast.
Verwerkersovereenkomst
Voor we gegevens ontvangen, ook voor de test, tekenen we een verwerkersovereenkomst volgens de AVG. Jij blijft eigenaar van je gegevens.
Privé blijft privé
Privé-afspraken in een agenda tellen enkel als bezet. Wat erin staat, gebruikt KeuringsPlanner niet.
Enkel wat nodig is
We gebruiken enkel de gegevens die nodig zijn om in te plannen: adres, soort keuring, contactgegevens en de agenda's van de keurders.
In Europa waar het kan
We kiezen waar het kan voor servers in de Europese Unie, en we zeggen eerlijk waar dat niet zo is.
Gegevens van de test
Die gebruiken we enkel voor de test. Ga je niet verder, dan wissen we ze.
Geen volgcookies
Deze website volgt je niet en plaatst geen cookies. Meer in ons privacybeleid.
Veelgestelde vragen
Moeten we onze agenda of ons CRM vervangen?
Nee. KeuringsPlanner werkt met de agenda's en het CRM of ERP die je vandaag gebruikt. Je keurders werken gewoon verder in hun eigen agenda.
Werkt het met ons pakket?
We koppelen met Google Agenda en Outlook, en met elk CRM of ERP dat een koppeling toelaat. Of dat bij jouw pakket kan, bekijken we in het eerste gesprek.
Beslist KeuringsPlanner alles zelf?
Jij legt de regels vast: wie welke keuringen doet, werkuren, verlof, hoeveel keuringen per dag. Binnen die regels stelt KeuringsPlanner drie momenten voor.
Tijdens de proefperiode kiest de planner zelf uit die voorstellen. Pas als je tevreden bent, boeken klanten ook zelf op je website. De planner kan altijd een ander moment kiezen.
Wat als een klant op de website boekt terwijl de planner aan de telefoon zit?
Een moment kan nooit twee keer geboekt worden. Elke boeking wordt vlak voor ze vastgelegd wordt nog eens nagekeken.
Wat ziet de klant?
Drie momenten om uit te kiezen, met een bevestiging en een herinnering per mail. De planner ziet meer: wie er gaat en waarom dat moment goed past.
Kunnen keurders nog zelf iets in hun agenda zetten?
Ja. Wat in hun agenda staat, telt als bezet. Privé-afspraken tellen enkel als bezet: wat erin staat, blijft privé.
Houdt hij rekening met het verkeer?
Hij rekent met rijtijden tussen de adressen en houdt rekening met de drukke uren in de ochtend en de avond. Het verkeer van het moment zelf volgt hij niet.
Wat moet onze IT doen?
Weinig: toestemming geven voor de agenda's, een gebruiker aanmaken in het CRM of ERP met enkel de nodige rechten, en twee regels toevoegen aan de instellingen van je domein zodat de mails goed aankomen. We bezorgen een korte handleiding.
Wat kost het?
Er is een eenmalige opstart: de test op je gegevens, de koppelingen en de instellingen. Daarna betaal je een maandelijkse vergoeding voor hosting, opvolging en onderhoud. De bedragen spreken we per bedrijf af, na de kennismaking.
Hoe snel kunnen we starten?
De test op je eigen gegevens kan starten zodra de verwerkersovereenkomst getekend is en we je exports hebben. Hoe lang het koppelen daarna duurt, hangt af van je systemen. Dat zeggen we je na de test.
Waar staan onze gegevens?
We kiezen waar het kan voor servers in de Europese Unie. Voor we gegevens ontvangen, tekenen we een verwerkersovereenkomst. Je blijft eigenaar van je gegevens.
Wat als we stoppen?
Dan krijg je je gegevens terug in een gangbaar formaat. Daarna wissen we ze, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
Over Citaura
KeuringsPlanner is een product van Citaura, het bedrijf van Viktor Browaeys uit Zottegem. Citaura bouwt software, automatiseringen en AI-toepassingen op maat voor kmo's in Vlaanderen.
KeuringsPlanner is gebouwd voor keuringsbedrijven, waar het inplannen veel tijd kost en de planning vaak aan één persoon hangt. Je praat rechtstreeks met wie het bouwt en onderhoudt.
Meer over Citaura lees je op citaura.be.
Benieuwd wat het bij jullie scheelt?
Vertel kort hoe jullie vandaag plannen. Viktor neemt contact op voor een eerste gesprek. Daarna kunnen we de test op je eigen gegevens inplannen.
- Vrijblijvend.
- We bellen of mailen je zelf, geen nieuwsbrief tenzij je dat vraagt.
- Liever meteen bellen? +32 476 40 13 27